Meine 7 besten Tipps für eine bessere Präsentation

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Viele Angestellte haben eine sehr hohe fachliche Kompetenz. Sobald sie diese vermitteln sollen, fehlen ihnen oft die Mittel.

Die optimale Präsentation besteht aus einer guten Vorlage und einem guten Vortrag. Darüber lassen sich Bücher schreiben und Semester füllen.

Meine Vorauswahl möchte ich für dich hier zusammenfassen:

Tipp 1: Schaffe die Grundlage mit der richtigen Vorstellungsmethode

Es gibt 4 verschiedene Arten in einem Vortrag mit seinen Teilnehmern zu interagieren.

Vorlesung

Wir alle kennen diese Form aus dem Schulunterricht. Der Lehrer steht vorne und erzählt den Schülern etwas. Diese Methode ist die schnellste Methode Lehrstoff abzuarbeiten. Leider wird hierbei kein Wert auf den Erfolg des Wissenstransfers gelegt.

Die Möglichkeit der Fragestellung wird nicht berücksichtigt.

Etwa nur 10% des Inhalts werden im Schnitt durch diese Art vermittelt.

Lehrgespräch mit abschließender Diskussion

Diese Methode gleicht der Vorlesung. Allerdings werden die Teilnehmer zum Ende des Vortrags eingebunden. Es besteht hier noch die Möglichkeit, Fragen zu klären und eine kurze Diskussion zu führen.

Da man bei dieser Methode mit hoher Wahrscheinlichkeit schon die Teilnehmer inhaltlich abgehängt hat, bleibt die Haftwirkung im Durchschnitt bei 20%.

Lehrgespräch mit zwischenzeitlicher Diskussion

Weiterhin ist diese Wissensvermittlung eine Vorlesung. Hierbei wird endlich echt interagiert. Bestenfalls wird nach jeder Folie abgeklärt, ob es Fragen gibt bzw.  werden Zwischenfragen zugelassen.

Bei dieser Methode erreicht man etwa 60% Haftwirkung. Der Aufwand, um den gleichen Lehrstoff durch zu bringen, liegt beim 2,5-fachen der Vorlesung.

Offener Vortrag

Der offene Vortrag gleicht eher einem Workshop. Es sind zwar alle Inhalte vorbereitet, allerdings werden die Teilnehmer z.B. durch aktive Übungen eingebunden. Sie sollen sich hierbei ihr Wissen selbst erarbeiten.

Mit diesem Vorgehen erreicht man mit Abstand den größten Erfolg. 80% des Wissens werden bei den Teilnehmern gespeichert.  Der zeitliche Aufwand ist ca. 4 mal höher als bei der Vorlesung.

 

Haftwirkung Zeitaufwand
Vorlesung 10% 1,0
Lehrgespräch mit abschließender Diskussion 20% 1,7
Lehrgespräch mit zwischenzeitlicher Diskussion 60% 2,5
Offener Vortrag 80% 4,0

Tipp 2: Wähle dein Tool für die Präsentation

Mittlerweile gibt es zahlreiche Tools um Präsentation zu gestalten. In den vergangenen Jahren sind einige neue Online-Tools entstanden. Die 4 bekanntesten Tools für die Präsentationsvorlage möchte ich dir hier kurz aufzeigen:

Microsoft Powerpoint

Weiterhin das meist genutzte und damit bekannteste Tool ist Powerpoint. Es wird mit Microsoft Office mitgeliefert und ist somit auf den meisten Arbeits-PCs vorhanden. Es bietet auch viele freie Templates die man innerhalb der Software herunterladen kann. Dass Tool kann komplett offline benutzt werden.

Link zur  Webseite von Microsoft Powerpoint

Apache OpenOffice Impress

Eine gute Alternative zu Powerpoint ist das Präsentationstool von Open Office. Die Funktionen und Bedienung sind ähnlich. Nur wer jahrelange Erfahrung mit Powerpoint hat, wird einige Funktionen vermissen bzw. Eingewöhnungszeit brauchen.
Impress ist kostenfrei im Internet erhältlich.

Link zur Webseite von Openoffice Impress

Google Docs Slides

Die nächsten beiden Tools sind etwas neuer.

Das erste ist ein Teilprodukt aus Google Docs und heisst Slides. Es ist mit einem Google-Konto kostenlos. Es ist ein Online-Tool, welches mittlerweile aber schon so gut in Chrome integriert ist, dass man seine Präsentation offline bearbeiten kann. Sobald die Internetverbindung wieder besteht, werden diese mit dem Server synchronisiert.

Link zur Webseite von Google Docs Slides

Prezi

Prezi arbeitet ebenfalls in der Cloud. Du meldest dich über einen Onlineaccount an und kannst dort Präsentationen erstellen und bearbeiten.

Prezi unterscheidet sich von der Präsentationsdarstellung zu den anderen stark. Die einzelnen Folien werden interaktiv miteinander verknüpft. Durch die Interaktivität soll der Teilnehmer besser folgen können und die Effizienz gesteigert werden. Mehr Infos und Studienergebnisse findest du auf der Webseite,

Link zur Webseite von Prezi

Tipp 3: Ein guter Aufbau deiner Präsentation ist die Basis des Erfolgs

Es gibt verschiedene Gründe eine Präsentation zu halten. Wichtig ist dem Aufbau eine rote Linie zu verpassen.

Die 2 häufigsten Gründe für eine Präsentation sind:

  • Wissenstransfer (z.B. Schulungen)
  • Entscheidungsvorlage (z.B. Projektumsetzung durch Entscheider genehmigen lassen)

Da wir hier eher uns im beruflichen Kontext aufhalten, möchte ich einen typischen, sinnvollen Aufbau einer Präsentation skizzieren.

Einleitung

Der Teilnehmer soll verstehen was auf ihn zukommt. Bestenfalls erreicht du dies über einen Spannungsbogen. Der Teilnehmer soll, wie bei einem guten Kinofilm, von Anfang an gefesselt sein. Inhalte der Einleitung sind:

  • Gliederung
  • Vortragsdauer
  • Informationen zur Person
  • Aufforderung zum Dialog

Hauptteil

Wir möchten während der Präsentation eine Entscheidung herbeiführen. Dazu muss der Missstand jedem Teilnehmer klar dargestellt werden und es muss mit einem durchdachten Plan aufgezeigt werden wie die Zielvorstellung ist, wie man sie erreicht und was man davon hat (z.B. Einsparungen von Geld). In der folgenden Grafik erkennt man, dass der Teilnehmer in dieser Phase zunehmend unkonzentriert ist.

Komme hier also auf den Punkt!

Nicht alle Details die du als wichtig erachtest sind relevant. Sollten die Teilnehmer mehr Informationen benötigen, können sie diese erfragen.

Zusammengefasst sollten folgende Punkte in diesem Teil enthalten sein:

  • Ist-Zustand
  • Könnte-Lösung
  • Realisierung
  • Zustimmung

Schlussteil

Im Schlussteil fasst man noch einmal in wenigen Sätzen die Präsentation zusammen. Die Kernpunkte sollen den Teilnehmern bewusst werden und bleiben.

Da man schon alle Fragen während der Präsentation zugelassen hat, sollte man die Präsentation prägnant schließen. Das typische „Gibt es noch Fragen?“ und „Vielen Dank für ihre Aufmerksamkeit!“ ist abgedroschen und kann den guten Eindruck der Präsentation relativieren.

Also zusammengefasst gehören zu diesem Teil:

  • Kernidee
  • Rückblick auf Ziel

Tipp 4: Die Foliengestaltung

Selbst mit der Auswahl der Schriftart kann man die Aufmerksamkeit der Teilnehmer beeinflussen. Es gibt einen Katalog von Hinweisen. Hier sind meine wichtigsten:

  • Schreibe kurze, verständliche Sätze in Listenform (Keine Prosa-Texte).
  • Benutze maximal 7 Punkte pro Folie und 7 Worte pro Satz (Das ist eine Richtlinie. Auch 10 Worte sind nicht tragisch, wenn sie für die Verständlichkeit notwendig sind).
  • Je größer das Publikum, desto weniger Punkte pro Seite (Insbesondere bei öffentlichen Vorträgen lebt die Präsentation durch den Vortrag. Die Folien unterstützen lediglich seine Worte).
  • Keine Schriften mit Serifen (Schnörkelige Schriften sind schlechter lesbar).
  • Dunkle Schrift auf hellem Grund (Unser Auge ist diese Art gewöhnt. Bleib dabei!).
  • Einheitlich bleiben (z.B. Eine Schriftart, gleiche Aussehen von Infografiken, gleiche Farbgebung).
  • Die Überschrift soll den genauen Inhalt repräsentieren (Die Relevanz muss klar erkennbar sein. Ist sie es nicht, ist sie falsch formuliert oder unnötig).

Tipp 5: Achte auf den Präsentationstil

Wie bereits im letzten Abschnitt erwähnt, lebt die Präsentation durch den Vortrag. Gerade bei wichtigen Vorträge ist es sogar sinnvoll diese vorher zu testen. Selbstbewusstsein lässt sich nur bedingt trainieren. Durch die Routine lässt sich Unsicherheit jedoch gut maskieren.

Hier sind die wichtigsten Richtlinien für einen guten Vortrag:

  • Halte Blickkontakt zum Publikum (Nicht nur zu z.B. deinem Chef, sondern zu allen).
  • Spreche deutlich (Spreche in einfachen Sätzen. Es erwartet keiner eine Fremdwortschlacht. Vermeide starken Dialekt).
  • Nicht ablesen (Lerne die Inhalte auswendig. Trage die Inhalte jedoch frei vor).
  • Stehe beim Vortrag (wenn du nicht weißt wohin mit den Händen, nimm etwas in die Hand z.B. Zeigestock, Zettel).
  • Wende dich vom Publikum nicht ab (Bestenfalls hast du vor dir einen Monitor mit der Präsentation und im Hintergrund die Leinwand).
  • Körpersprache beachten (z.B. Verschränkte Arme können als Abwehrreaktion verstanden werden).
  • Denke an den Spannungsbogen (Wir achten ja bereits im Präsentationaufbau auf den Spannungsbogen. Pack ihn in den Vortrag).
  • Halte den Vortrag abwechslungsreich (Folienarten (Text/Abbildungen) mischen).
  • Beobachte deine Zuhörer und nimm sie mit (Bei langen Vorträgen auch gerne eine Pause einplanen).
  • Setze dir ein Zeitlimit und halte dich dran. (Probevortrag!)
  • Fragen sind ok. Diskussionen solltest du abbrechen. Lagere sie aus dem Vortrag aus.

Tipp 6: Minimiere technische Risiken

Du bist super vorbereitet und dann kriegst du das Bild nicht auf den Beamer. Diese und andere Fehler lassen sich durch eine gute Vorbereitung deutlich reduzieren.

Meine Tipps dazu sind:

  • Kläre vor dem Vortrag in fremder Umgebung welche Technik verfügbar ist (z.B. Richtiges Beamer-Anschlusskabel).
  • Sich vertraut machen mit Technik (z.B. Presenter (das ist das kleine Teil mit dem man Folien navigieren kann und ein Laserpointer drin ist)).
  • Teste die Kommunikation zwischen Laptop und Beamer.
  • Ist die Programmversion deiner Präsentation mit der auf dem Präsentationscomputer kompatibel?
  • Nutze ein geeignetes Dateiformat (Bei statischen Präsentationen kann man die Präsentation als PDF speichern und vermeidet z.B. Probleme  mit Schriftarten).
  • Schalte dein Handy/Smartphone aus!
  • Überlege dir eine Notfall-Strategie bei Systemabsturz (z.B. Ersatzlaptop / Beamer, Handouts, freier Vortrag).
  • Vermeide Flüssigkeit in Techniknähe.

Extratipp: Wenn es trotzdem zu einer Störung kommen, solltest du einen selbstbewussten Ausweg vorbereitet haben.

Bsp.: Eine Grafik wird nicht in der Präsentation richtig dargestellt.

Falsch: „Oh Gott, wo ist sie nur, die war doch drin, ich hab sie doch…“
Richtig: „Ich liefere die Folie nach. Es waren folgende Punkte darin ersichtlich“

Tipp 7: Schicke eine Zusammenfassung herum und teile die Präsentation

Schreibe nach der Präsentation noch einmal eine Zusammenfassung mit den wichtigsten Punkten und Ergebnissen an alle Teilnehmer. Somit hat jeder nochmal die Möglichkeit zu intervenieren. Du selbst kannst dich mit dieser Zusammenfassung auch absichern. Bestenfalls teilst du die Präsentation, sofern keine Gründe dagegensprechen (z.B. Streng geheim).

Ein langer Blogartikel. Ich hoffe er konnte dir weiterhelfen? Hast du noch weitere sinnvolle Tipps die dir fehlen? Ich freue mich über Feedback!

1 KOMMENTAR

  1. […] ich bereits einen allgemeinen Artikel zum Thema Präsentationen geschrieben hatte (Link dazu), möchte ich mich heute auf die Story […]

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